Архивное хранение электронных документов

Кроме бумаг работникам любых организаций часто приходится иметь дело с электронными документами и мультимедиа-файлами. Архивное хранение документов в цифровом виде подразумевает ряд особенностей.

Обычные бумажные документы проходят стадию создания, хранения и уничтожения документов. В случае с электронным документооборотом документ перемещается в специальную базу-хранилище. Обычно работу с электронным документом осуществляют специальные программы, которые представлены на рынке коммерческого программного обеспечения.

Организация архивного хранения документов в случае электронного документооборота может производиться как на собственных компьютерах организации, так и на серверах стороннего провайдера. Тогда функции защиты информации осуществляет провайдер: резервное копирование, защиту от хакерских атак и вирусов.

Разновидности электронного архива

Существует два способа создания архива цифровых данных. Более простой подразумевает только создание электронной картотеки документов. Минусы такого способа следующие: мы не сможем найти документ по содержанию. Второй вариант создания электронного архива подразумевает не только электронную картотеку, но и сканирование всех бумажных документов с распознаванием текста. В итоге можно добиться, например, хранения бухгалтерских документов и поиска в базе данных конкретного платежного поручения или счета.

Электронные архивы необходимо создавать в первую очередь большим документоориентированным предприятиям. В первую очередь это средние и крупные предприятия промышленности и ТЭК, а также государственные структуры и финансовый сектор. Затраты на создание системы электронного архива являются высокими, а целесообразность их не всегда оправдана.

Kонсорциум "Кодекс"

Информационно-правовой консорциум "Кодекс" начал развитие в 1991 г. Первым программным сборником, который принес популярность компании был "Стройэксперт". В 1999 году был получен сертификат соответствия Госстроя. После выпуска "Стройэксперта" последовало расширение специализированных справочных систем, развитие технологий для работы с документами и иформацией в области электронного документооборота.

Компания "Кодекс Техэксперт", Санкт-Петербург, занимается созданием электронных сборников нормативно-технической документации, которая необходима специалистам различных областей деятельности: управление качеством продукции и услуг, многое другое. Так например, строительным компаниям предлагаются материалы по проектированию зданий и сооружений, по ценообразованию и сметному делу.

– Платформа Microsoft является основой, – говорит директор Управления программных технологий «Кодекс» Павел Макаров.

Практический эффект от такого выбора очевиден: пользователям систем «Кодекс» и «Техэксперт» доступен продукт, воплотивший в себе, с одной стороны, преемственность с хорошо известными продуктами Microsoft и, с другой стороны, специальные поисково-аналитические возможности для работы с правовой и нормативно-технической информацией.

На данный момент компания имеет диллеров в Москве и во многих других городах. "Кодекс" активно растет, получая все большую популярность, работает с организациями всех стран СНГ.